Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 novembre 2026

Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées dans le cadre du site paul-planning.fr et de l'application Paul, comment elles sont protégées et quels sont vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Responsable du traitement

1TENDANCE SERVICES, 6 rue du Bois Sauvage, 91000 Évry-Courcouronnes. Contact : support@paul-planning.fr.

Lorsque Paul est utilisé par une entreprise cliente, celle-ci est responsable des données de ses salariés et 1TENDANCE SERVICES agit en tant que sous-traitant, qui traite ces données uniquement pour fournir le service et selon ses instructions.

1TENDANCE SERVICES reste responsable des données liées au compte de l'entreprise, à son abonnement, à ses devis d'abonnement et à ses demandes de places supplémentaires, à sa facturation et aux demandes qu'elle adresse à l'équipe de Paul dans l'Atelier (voir ci-dessous).

Données collectées

Sur le site vitrine :

Aucun cookie publicitaire ni outil de pistage tiers. Les polices d'écriture sont hébergées sur nos propres serveurs (aucune requête vers Google Fonts).
Si vous nous écrivez, nous traitons votre adresse e-mail et le contenu de votre message pour vous répondre.

Dans l'application (espace sécurisé) :

Données de compte : nom, prénom, adresse e-mail, rôle, entreprise.
Données d'exploitation : plannings, pointages, congés et absences, feuilles de temps, messages, documents et signatures.
Données RH de la fiche salarié : coordonnées (dont, le cas échéant, un téléphone professionnel), date de naissance, situation familiale, date de fin de validité de la pièce d'identité si votre entreprise la renseigne, numéro de salarié et de sécurité sociale, établissement de rattachement et position dans la convention collective le cas échéant, mentions du registre unique du personnel (nationalité, dates d'entrée et de sortie, et pour un salarié étranger son titre de travail, dont le numéro est chiffré), contacts d'urgence, et données de santé limitées à la sécurité (allergies, visites médicales). Ces données sensibles sont réservées au suivi RH et à la sécurité, et leur accès est restreint aux personnes habilitées.
Éléments de paie : heures travaillées, heures supplémentaires, heures de nuit et de jour férié, paniers ou titres-restaurant, indemnités de petits déplacements, forfait de déplacement (montant fixé par mois ou par jour travaillé), primes, acomptes et remboursements de frais avec leurs justificatifs, taux horaire.
Temps de travail, selon les options de votre entreprise : les journées et demi-journées de télétravail notées au planning, et leur relevé mensuel ; le compteur de RTT (reprise du solde, jours acquis et pris, ajustements avec leur motif et leur auteur) ; la banque de temps (vos demandes signées de placement d'heures supplémentaires, le crédit qui en résulte, la décision et, en cas de refus, son motif, ainsi que les ajustements avec leur motif et leur auteur).
Pointage automatique, si votre entreprise l'active pour votre poste : le pointage validé de la journée, que Paul crée chaque soir à partir de votre vacation publiée. Il s'abstient si vous avez pointé vous-même ou si une absence validée couvre ce jour, et ne recrée pas un pointage que la RH a corrigé ou supprimé.
Arrêts de travail et accidents : les absences pour arrêt de travail, accident du travail ou de trajet, avec le justificatif que vous transmettez (seul le volet destiné à l'employeur, sans le motif médical), et, si votre entreprise le tient, le suivi des accidents du travail et de trajet (voir ci-dessous). Ce sont des données de santé, réservées aux personnes que votre entreprise habilite.
Signalement d'un danger, si votre entreprise active cette fonction : le type (presqu'accident ou situation dangereuse), le site ou le lieu, votre description, une photo le cas échéant, votre nom (le signalement n'est pas anonyme), puis la suite donnée (analyse, cause, action décidée, retour qui vous est fait). Les actions de prévention qui en découlent portent un titre, une personne responsable et une échéance (voir ci-dessous).
Alerte d'anomalie à tous, si votre entreprise active cette fonction : le message, jusqu'à quatre photos, le nom de la personne qui l'envoie, et pour chaque salarié la date à laquelle il l'a lue (voir ci-dessous).
Questionnaire au pointage, si votre entreprise en pose un : vos réponses aux questions posées à votre arrivée ou à votre départ, rattachées au pointage. Avec les questions tournantes, les questions qui vous ont été posées et vos réponses, pour la participation et le taux de bonnes réponses (voir ci-dessous).
Documents que vous transmettez depuis Demandes : la photo ou le PDF de votre titre de séjour, de votre pièce d'identité, de votre RIB, de votre attestation de sécurité sociale, de votre permis de conduire ou d'un diplôme, sa date de fin de validité et votre message (voir ci-dessous).
Signature des documents de votre dossier, depuis votre compte, sur place sur l'appareil d'un responsable ou par un lien reçu par e-mail (voir ci-dessous).
Bons d'intervention et suivi des prestations, si votre entreprise active ces fonctions (voir ci-dessous).
Plans de prévention et document unique d'évaluation des risques, si votre entreprise les tient dans Paul (voir ci-dessous).
Synchronisation de l'agenda, si vous l'activez (voir ci-dessous).
Position géographique, uniquement au moment du pointage de l'arrivée et du départ (voir ci-dessous).
Messagerie interne : contenu des messages échangés, leurs destinataires, et les photos et fichiers joints (PDF, Word, Excel).
Notes et rappels, si votre entreprise active cette fonction : le titre, le texte, la liste à cocher, la couleur, la date et l'heure du rappel, les pièces jointes et, le cas échéant, la fiche à laquelle vous les rattachez. Ils ne sont visibles que de vous, ni de vos collègues, ni de la direction. Un rappel créé pour un collègue lui donne sa propre copie, et vous voyez seulement s'il l'a fait.
Humeur du jour, si l'entreprise active cette fonction (voir ci-dessous).
Précision facultative que vous écrivez vous-même sur un retard de pointage (voir ci-dessous).
Journal des actions : qui s'est connecté, quand, par quel moyen et depuis quel type d'appareil, et qui a modifié un pointage, un contrat ou un droit d'accès (voir ci-dessous). Sans adresse IP.
Signalement d'un problème : votre description, la page concernée, la version de l'application, votre navigateur et votre adresse IP, afin que le support puisse reproduire le souci.
Formation : les modules suivis, votre progression, vos résultats aux évaluations, la date à laquelle vous déclarez avoir pris connaissance d'un module d'information, et les attestations qui en découlent, avec, si votre entreprise l'active, le niveau de compétence tiré de votre meilleur résultat. Le plan de formation de l'année (formations prévues pour vous, date limite, statut, note éventuelle), et vos formations et habilitations avec leur date de fin de validité.
Profil DISC, si votre entreprise active cette fonction et si vous choisissez de passer le questionnaire : vos réponses et le portrait qui en résulte.
Matériel, si votre entreprise active cette fonction : le matériel que vous indiquez avoir utilisé, sur quelle vacation et pendant combien de temps, les pannes que vous signalez avec leur description et leur photo, les pleins de carburant saisis avec la photo du ticket, et, si un véhicule ou un outil vous est attribué, cette attribution, l'historique des attributions successives et vos relevés du compteur de fin de mois avec la photo du compteur (voir ci-dessous). Vos demandes de matériel, d'équipement de protection (avec la taille), de tenue ou de fournitures, leur suite, les fiches de remise d'équipement de protection que vous signez, et les sorties de stock qui vous sont remises, décomptées le cas échéant du budget annuel d'équipement que votre entreprise vous attribue. Les événements signalés sur un matériel, le contrôle avant départ des véhicules, votre dotation d'équipements de protection et vos dépenses de matériel (voir ci-dessous).
Soldes de congés payés, si votre entreprise les suit : congés acquis, pris et restants, reprise du solde d'après le bulletin de paie et ajustements, avec leur motif et leur auteur. Listes de tâches d'arrivée et de départ : les tâches, leur échéance, qui les a cochées et quand. Ces informations sont conservées pendant la relation de travail et supprimées avec votre compte.
Entretiens professionnels : leurs dates, la personne qui les conduit et leur compte rendu (compétences, parcours, besoins de formation, souhaits d'évolution, ou bilan et objectifs pour un entretien annuel), que vous signez dans Paul (voir ci-dessous).
Intervenants extérieurs, sous-traitants et intérimaires : nom, prénom, société ou agence de rattachement, téléphone le cas échéant, planning, et pour un intérimaire les pointages saisis par son chef d'équipe. Ils n'ont pas d'accès à l'application, sauf si l'entreprise leur en ouvre un.
Contacts des clients de votre entreprise, pour les enquêtes de satisfaction : l'adresse e-mail et, le cas échéant, le nom de la personne interrogée, le site concerné, puis sa note, sa réponse à la question de recommandation et son commentaire libre. Une note basse ouvre une réclamation (titre, description, site, action menée, dates), qui peut aussi être saisie à la main (voir ci-dessous).
Environnement, si votre entreprise active cette fonction : le registre des déchets évacués (date, site, nature, quantité, destination, prestataire, numéro de bordereau) et le journal des prestations écologiques, avec leurs pièces (bordereaux, photos) et le nom de la personne qui les a saisis.
Fêtes des salariés, si votre entreprise active cette fonction : une publication interne, le jour de la fête de votre premier prénom, tirée du prénom déjà présent dans votre fiche.
Anniversaires, si votre entreprise active cette fonction : une publication interne le jour de votre anniversaire, avec votre prénom et votre nom, tirée de la date de naissance de votre fiche ; seuls le jour et le mois sont utilisés, jamais l'année. Pour les anniversaires comme pour les fêtes, la case « Ne pas annoncer mon anniversaire ni ma fête », dans Mon profil, vous retire de ces publications.
Consultation des Actualités, si votre entreprise active cette fonction : la date à laquelle chaque publication s'est affichée à votre écran. L'auteur de la publication et la direction voient qui l'a vue et qui ne l'a pas encore vue.
Atelier Paul, l'espace où votre entreprise adresse ses demandes à l'équipe de Paul : le titre et le contenu des demandes et des messages, les pièces jointes, les réponses aux questionnaires, le nom de l'auteur, les personnes mises en copie et la date à laquelle chacun a ouvert la demande (voir ci-dessous).
Connexion par Face ID, Touch ID ou empreinte, si vous l'activez : une clé publique propre à votre appareil, le nom que vous lui donnez et sa date de dernière utilisation. Votre visage et votre empreinte ne quittent jamais votre appareil, Paul n'y a jamais accès.
Données techniques de connexion strictement nécessaires au fonctionnement.

L'assistant de Paul, le petit Paul de l'aide et de l'Atelier Paul, cherche la réponse dans le guide de l'application directement sur votre appareil. Il ne fait appel à aucun service d'intelligence artificielle, n'envoie votre question nulle part et ne la conserve pas.

Position géographique

Paul peut enregistrer votre position au moment précis où vous pointez votre arrivée et votre départ, afin de confirmer que le pointage a bien lieu sur le site d'intervention. Si votre entreprise utilise la veille du travailleur isolé, une position est également jointe à l'alerte au moment où celle-ci se déclenche. Il s'agit de points isolés : Paul ne suit jamais vos déplacements, ni pendant votre service ni en dehors, et n'enregistre aucune position en arrière-plan. Cette fonction dépend des réglages de votre entreprise et de l'autorisation que vous accordez à votre téléphone : vous pouvez la refuser au niveau de votre appareil. La position exacte est effacée au bout d'un mois ; seule reste la distance qui vous séparait du site au moment du pointage.

Widget et écran verrouillé, sur iPhone

Si vous posez le widget de Paul sur votre écran d'accueil, ou si la carte de votre vacation s'affiche sur votre écran verrouillé, votre prochaine vacation, son site, ses horaires et l'heure de votre pause sont déposés sur votre téléphone, dans un espace réservé à Paul. Deux conséquences que vous devez connaître. Ces informations sont lisibles sans déverrouiller l'appareil, donc par quiconque le prend en main. Et elles restent sur votre téléphone : Paul ne les transmet à personne pour les afficher. Elles sont effacées dès que vous vous déconnectez de l'application, et vous pouvez à tout moment retirer le widget ou désactiver les activités en direct dans les réglages de votre iPhone.

Humeur du jour

Si votre entreprise active cette fonction, vous pouvez indiquer chaque jour comment vous vous sentez, et laisser un commentaire libre. La réponse est facultative et ne rien indiquer n'a aucune conséquence. Elle n'est pas anonyme : votre direction voit votre nom, et reçoit une alerte par e-mail si vous signalez une journée difficile, précisément pour pouvoir vous répondre. Ces données sont supprimées à votre départ ou sur simple demande.

Veille du travailleur isolé

Si votre entreprise active cette fonction pour votre poste, Paul vous demande de confirmer votre présence à intervalles réguliers pendant votre service. Sans réponse de votre part, ou si vous déclenchez vous-même le bouton d'urgence, une alerte part vers les personnes que votre entreprise a désignées pour vous porter secours, et votre position à cet instant y est jointe lorsque votre téléphone l'autorise. Il s'agit d'un point unique, au moment de l'alerte, et d'aucun suivi entre deux. La base légale est l'intérêt légitime de l'employeur au titre de son obligation de sécurité (article L. 4121-1 du Code du travail), et non votre consentement.

Précision sur un retard

Lorsque vous pointez après l'heure prévue, Paul vous propose d'ajouter une précision. Elle est facultative : votre arrivée est enregistrée dans tous les cas, et ne rien écrire n'a aucune conséquence. Si votre entreprise n'a pas activé le suivi des retards, le champ est libre et ne comporte aucune liste de motifs, précisément pour ne pas vous amener à déclarer une raison de santé : vous n'avez pas à donner de raison personnelle ou médicale. Ce que vous écrivez est lu par votre responsable, reste attaché au pointage concerné, et vous pouvez le modifier ou l'effacer tant que ce pointage n'est pas validé.

Si votre entreprise active le suivi des retards, des départs anticipés ou des départs tardifs, chacun entre dans un registre. Vous en choisissez le motif dans une courte liste, par exemple circulation dense, demande du client ou raison personnelle, avec une précision pour certains motifs, et vous pouvez joindre un justificatif si votre entreprise le prévoit. Vous n'avez jamais à indiquer une raison médicale. Les personnes qui gèrent les pointages, dans leur périmètre, valident ou refusent, et peuvent remettre l'heure prévue. Leur décision est inscrite au journal des actions. Le registre et les justificatifs sont supprimés avec votre compte.

Journal des actions

Paul conserve la trace des actions qui engagent : connexions, modification d'un pointage, d'un contrat ou d'un droit d'accès. Il distingue notamment un pointage que vous avez fait vous-même d'une saisie effectuée à votre place, ce qui vous protège autant que l'employeur. Ce journal est consultable par les seules personnes que votre entreprise y autorise, la direction d'office, personne ne peut y écrire ni en effacer une ligne, et les entrées sont supprimées automatiquement au bout de 13 mois.

Chaque connexion y est enregistrée, avec sa date, son heure, le moyen de connexion (mot de passe, Face ID ou Touch ID, code reçu par e-mail) et un type d'appareil générique, par exemple « iPhone, application » ou « ordinateur, navigateur ». La direction peut la consulter, pour la sécurité des comptes. Après dix essais de connexion infructueux, le compte est suspendu un quart d'heure, le journal le note et vous êtes prévenu par e-mail.

L'adresse IP n'apparaît pas dans ce journal. Elle n'est conservée que dans les journaux techniques de l'éditeur, pour une durée limitée, afin de détecter les intrusions. Elle n'est pas communiquée à l'employeur, sauf incident de sécurité ou réquisition légale. Ces données ne servent ni à contrôler les horaires, ni à localiser les salariés.

Suivi du matériel

Si votre entreprise suit son matériel dans Paul, vous pouvez indiquer les engins, outils ou véhicules utilisés pendant votre vacation, signaler une panne avec une photo, ou saisir un plein de carburant. Si un véhicule ou un outil vous est attribué, votre entreprise peut vous demander chaque mois le relevé de son compteur, avec une photo, et vous faire signer une fiche de remise puis de restitution qui décrit son état. Si elle l'active, un kilométrage mensuel supérieur au seuil qu'elle a fixé lui est signalé. C'est un contrôle de l'usage du véhicule, dont elle doit vous informer. Ces informations servent à entretenir le parc et à connaître le coût de chaque chantier, et à savoir qui avait un matériel à une date donnée, par exemple quand un dommage est découvert à son retour. Les montants de son financement et de son coût restent réservés aux personnes qui gèrent le matériel. Les étiquettes QR collées sur le matériel ne contiennent aucune donnée lisible : sans compte Paul, elles ne mènent nulle part. Les utilisations, pannes, pleins et relevés sont conservés avec la fiche du matériel et supprimés avec elle. Si votre compte est supprimé, votre nom y est remplacé par « Ancien salarié ».

Un événement signalé sur un matériel (panne, dégradation ou incident) peut porter jusqu'à quatre photos et, le cas échéant, le nom du salarié concerné, par exemple celui qui a restitué un véhicule abîmé ; ce salarié, comme l'utilisateur précédent, peut en être prévenu. Si votre entreprise le demande, le conducteur d'un véhicule passe chaque semaine un contrôle avant départ : les points vérifiés, les anomalies, son commentaire, le compteur et son nom sont enregistrés, et les anomalies remontent aux personnes qui gèrent le matériel. Les équipements de protection qui vous sont remis forment votre dotation (équipement, taille, quantité, date de remise), qui sert à prévoir leur renouvellement ; un rappel prévient vos responsables avant l'échéance. Enfin, vos dépenses de la période (équipements, fournitures et carburant) sont totalisées et comparées à votre budget d'équipement, pour les seules personnes qui gèrent le matériel. Les documents d'un véhicule (carte grise, attestation d'assurance, contrôle technique) sont déposés par la gestion du matériel, et les conducteurs consultent ceux qui leur sont destinés depuis le QR code du véhicule. Ces informations sont conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées avec l'espace. À la suppression d'un compte, le nom de l'auteur d'un contrôle est remplacé par « Ancien salarié », et ses dotations d'équipements sont supprimées.

Votre entreprise peut vous faire signer une fiche de remise qui récapitule le matériel qui vous est attribué, vos équipements de protection et votre carte carburant, désignée par la fin de son numéro. La personne qui remet et vous-même la signez, chaque version signée est figée et son PDF rangé dans vos documents, et une restitution ajoute une version. Si votre entreprise le permet, un chef d'équipe peut réserver un matériel hors planning, avec le motif et les dates. La réservation est validée ou refusée par les personnes qui gèrent le matériel, et un état des lieux (compteur, carburant, remarques, photos, dégradation) est fait à la sortie et au retour, avec le nom de son auteur. Lors d'un inventaire, Paul garde qui a compté chaque matériel. À la suppression d'un compte, ces noms sont remplacés par « Ancien salarié ».

Cartes carburant

Si votre entreprise gère ses cartes carburant dans Paul, votre fiche peut porter la carte qui vous est remise, son réseau, son numéro, sa date d'expiration et son code confidentiel. Ce code est chiffré. Il ne s'affiche jamais avec la carte, seulement à votre demande ou à celle d'une personne autorisée à gérer les cartes, et chaque consultation est inscrite au journal des actions. Votre entreprise peut aussi déposer le relevé que lui adresse le réseau de cartes carburant, avec le nom des chauffeurs et le kilométrage saisi à la pompe, pour mettre à jour le compteur de ses véhicules. Ce fichier est lu sans être conservé : seul le nouveau compteur est enregistré, et la mise à jour est inscrite au journal. La carte est supprimée avec votre compte.

Questions au pointage

Si votre entreprise pose des questions tournantes, Paul retient lesquelles vous ont été posées et vos réponses, pour vous les proposer à tour de rôle et calculer la participation et le taux de bonnes réponses. Une question tournante ne bloque jamais le pointage. Les réponses aux questions anonymes, sur le bien-être par exemple, sont gardées sans votre nom ni le jour, ne figurent pas sur votre pointage, et leurs résultats ne s'affichent qu'à partir de cinq réponses.

Documents transmis depuis Demandes

Vous pouvez transmettre à votre entreprise votre titre de séjour, votre pièce d'identité, votre RIB ou un autre document, en photo ou en PDF. Seules les personnes chargées des fiches salariés les voient. Rangé, le document rejoint vos documents, et la date de fin de votre titre de séjour ou de votre pièce d'identité passe sur votre fiche, pour le rappel de son renouvellement. Refusé ou retiré, il est effacé aussitôt.

Vous pouvez aussi transmettre la facture ou l'attestation de votre titre de transport, avec la formule et le prix. Une fois validée, elle rejoint vos documents et crée l'élément de paie du remboursement. Une demande remplacée avant traitement est effacée avec ses fichiers. Vous pouvez enfin signaler le badge ou le code qui vous manque sur un site. Les personnes qui gèrent les sites s'en chargent auprès du client, et Paul n'envoie rien au client lui-même.

Heures supplémentaires, changements de planning et pointage par le chef

Si votre entreprise l'active, vous pouvez demander à faire des heures supplémentaires un jour donné, avec le site et le motif, et seule la direction accepte ou refuse. Quand une vacation déjà publiée change, Paul garde l'ancien et le nouvel horaire jusqu'à ce que vous confirmiez l'avoir vu. Vos responsables voient qui a confirmé, peuvent vous relancer et en exporter la liste. Si votre poste est pointé par votre chef d'équipe, il enregistre votre arrivée et votre départ depuis son téléphone, avec sa position au moment du pointage, effacée au bout d'un mois comme pour tout pointage. Vous pouvez signaler un oubli dans les trois jours, que le chef ou un responsable valide ou refuse. Ces informations sont supprimées avec votre compte.

Nuits sur place et intempéries

Si votre entreprise verse des primes de grand déplacement, Paul peut vous demander au pointage du départ si vous avez dormi sur place. Votre réponse, et la correction éventuelle de la direction avec son auteur et sa date, servent au calcul de la prime. Si la direction arrête un chantier pour intempéries, les salariés planifiés reçoivent une absence « Intempéries » avec le site, la plage horaire et le motif. Paul compte les heures perdues sans calculer d'indemnité. Ces informations sont supprimées avec votre compte.

Envoi des éléments à la paie

Quand votre entreprise transmet les éléments du mois à son cabinet de paie depuis Paul, l'envoi peut comprendre, pour chaque salarié retenu, sa feuille de présence, ses variables de paie et les pièces utiles de son dossier (contrat, avenant, DPAE, certificat d'acompte, titre de transport, note de frais, arrêt de travail). Les fichiers partent en pièces jointes, ou par un lien valable sept jours vers une archive. Paul garde l'adresse du destinataire, la liste des salariés et des pièces, la date de l'envoi et, pour un lien, la date et l'adresse IP de chaque téléchargement. L'archive est effacée à l'expiration du lien, l'adresse IP au bout de treize mois, et l'historique est supprimé avec l'espace. Une modification apportée à un mois déjà transmis est notée avec la valeur avant et après, sa date et son auteur, pour être reportée sur la paie suivante. Seules les personnes qui gèrent les pointages préparent et consultent ces envois.

Quarts d'heure sécurité

Si votre entreprise anime des quarts d'heure sécurité dans Paul, chaque séance garde la liste des participants, leur présence, leur signature tracée au doigt sur la feuille d'émargement et leur résultat aux questions (note, nombre d'essais, date de réussite). Un absent reçoit la fiche sur son téléphone pour la rattraper. Ces informations sont vues par les personnes qui animent les quarts d'heure et par la direction, conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées avec l'espace. À la suppression d'un compte, la présence reste, le nom devient « Ancien salarié » et la signature est effacée.

Signalements et blocages

Dans les Actualités et la messagerie, vous pouvez signaler une publication, un commentaire ou un message, et bloquer un collègue. Un signalement garde le nom de l'auteur du contenu et de la personne qui signale, un extrait, le motif et la décision. Il n'est lu que par la direction, qui supprime ou conserve le contenu. Le blocage est personnel et ne retire rien aux autres. À la suppression d'un compte, ses blocages sont supprimés et son nom est remplacé par « Ancien salarié » dans les signalements, qui partent avec l'espace.

Acceptation des conditions

Quand vous acceptez les conditions générales d'utilisation, et pour un administrateur les conditions générales de vente, Paul garde comme preuve le document, sa version, la date et l'heure, votre adresse IP et votre navigateur, et vous envoie un accusé par e-mail. Pour ce traitement, 1TENDANCE SERVICES est responsable de traitement, et l'équipe de Paul consulte ces acceptations entreprise par entreprise. La preuve est conservée tant que l'espace existe, y compris après la suppression de votre compte, puis supprimée avec l'espace.

Signature des documents

Quand vous signez un document de votre dossier depuis votre compte, Paul garde comme preuve l'image de votre signature ou votre nom tapé, la date et l'heure, votre adresse IP, votre navigateur et l'empreinte du document, réunis dans un certificat. Si vous n'avez pas, ou plus, d'accès à Paul, par exemple au moment d'un départ, vous pouvez signer de deux autres façons.

Sur place, sur le téléphone ou la tablette d'un responsable, qui valide comme témoin. Son nom figure sur le certificat.
Par un lien personnel, valable sept jours, envoyé à l'adresse e-mail que le responsable indique, qui peut être votre adresse personnelle. Le document à signer est joint au message. Paul garde cette adresse, la fin de validité du lien et une empreinte du lien, jamais le lien lui-même.

Selon le réglage de votre entreprise, une copie du document signé vous est envoyée d'office ou à la demande, à l'adresse du lien ou, à défaut, à celle de votre fiche, et Paul note la date de cet envoi. La finalité est de recueillir et de prouver votre signature, sur la base de l'exécution du contrat de travail et de l'intérêt légitime de l'employeur à en conserver la preuve. Les personnes qui gèrent votre dossier voient le mode de signature, le témoin et l'adresse du lien. Ces éléments restent avec le document signé, dont ils suivent la conservation.

Bons d'intervention et suivi des prestations

Si votre entreprise active les bons d'intervention, ce que vous cochez ou remplissez sur place, jusqu'à trois photos, votre commentaire, votre nom, le site et l'heure, ainsi que le prénom et le nom des salariés planifiés sur le site ce jour-là, forment le bon. Si votre entreprise le demande, jusqu'à trois photos « avant » prises en arrivant s'y ajoutent. Chaque photo garde son moment (avant ou après), son heure et sa provenance, l'appareil photo de Paul ou la galerie du téléphone. Une photo de la galerie n'est acceptée que si l'entreprise le permet et si la date de prise de vue inscrite dans le fichier est celle du jour, date que Paul lit sur votre téléphone avant l'envoi. La position où la photo a été prise, si votre téléphone l'a inscrite dans le fichier, est effacée avant d'être gardée. Une photo « avant » restée sans bon validé est effacée au bout de sept jours. Si votre entreprise le permet, il est déposé en PDF dans l'espace du client du site concerné. Les prestations annulées, reportées ou non effectuées sont gardées avec leur motif et le nom de la personne qui l'a indiqué ; le soir, un site planifié sans bon est signalé au chef de l'équipe concernée et à la direction. Ces informations sont conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées avec l'espace, photos comprises.

Entretiens professionnels

Votre employeur peut planifier dans Paul vos entretiens de parcours professionnel, que la loi rend obligatoires dans votre première année puis tous les quatre ans (article L. 6315-1 du Code du travail). Ils ne portent pas sur l'évaluation de votre travail. Leur compte rendu vous est envoyé à signer et reste dans vos documents. Les entretiens sont conservés pendant la relation de travail et supprimés avec votre compte.

Arrêts de travail et accidents

Vous pouvez envoyer votre arrêt de travail depuis Paul, en photo ou en PDF. Envoyez seulement le volet destiné à l'employeur, sans le motif médical. Une fois l'absence validée, l'arrêt se range dans vos documents, rubrique Santé. Si votre entreprise tient un suivi des accidents du travail et de trajet, chaque accident y est noté avec sa date, le site, une courte description et, le cas échéant, une pièce jointe. Ces informations ne sont visibles que des personnes que votre entreprise habilite. Elles sont conservées pendant la relation de travail et supprimées avec votre compte.

Signaler un danger et alerte d'anomalie

Si votre entreprise a ouvert la fonction, tout salarié peut signaler un presqu'accident ou une situation dangereuse. Le signalement porte votre nom. Il est transmis, par notification et par e-mail, aux personnes qui suivent les accidents, à vos responsables et à votre chef d'équipe, et, lorsqu'un site est indiqué, au chef de l'équipe qui y travaille ce jour-là. La photo n'est visible que de vous et des personnes qui suivent les accidents. Vous êtes prévenu de la suite donnée. L'alerte d'anomalie à tous, envoyée par la direction ou le suivi sécurité, part en notification vers tous les salariés actifs de l'entreprise ; son auteur voit qui l'a lue, et quand. Ces informations sont conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées avec l'espace, photos comprises. À la suppression d'un compte, le nom de son auteur est remplacé par « Ancien salarié ».

Temps de travail : télétravail, RTT et banque de temps

Selon les options de votre entreprise, Paul note au planning vos journées et demi-journées de télétravail et en tire un relevé mensuel, tient votre compteur de RTT, et vous permet de placer une partie de vos heures supplémentaires dans une banque de temps, par une demande que vous signez et que la direction accepte ou refuse. Le compteur de RTT et la banque de temps sont conservés pendant la relation de travail et supprimés avec votre compte ; la demande signée reste avec vos documents. Le télétravail et le forfait de déplacement suivent la règle des plannings et des éléments de paie.

Plans de prévention et document unique

Si votre entreprise établit ses plans de prévention dans Paul, chaque plan garde, pour le chantier chez un client, l'identité de l'entreprise utilisatrice et de son représentant (nom, qualité, e-mail, téléphone), celle du représentant de votre entreprise, les travaux, les risques et les mesures, la liste des intervenants prévus et le nom de la personne qui a créé le plan. Les deux entreprises le signent, sur place ou à distance par un lien personnel valable trente jours. Pour chaque signature, Paul garde l'e-mail du signataire, son prénom, son nom et sa qualité, l'image de sa signature ou son nom tapé, la date et l'heure, son adresse IP et son navigateur, et une empreinte du lien, jamais le lien lui-même. Signé des deux côtés, le plan est scellé dans un PDF avec son certificat et ne change plus. La base légale est l'obligation faite à l'entreprise utilisatrice et à l'entreprise extérieure d'arrêter ce plan (articles R. 4512-6 et suivants du Code du travail). Les plans sont supprimés avec le site ou avec l'espace.

Le document unique d'évaluation des risques garde les unités de travail, leurs risques et leurs mesures, le nom de la personne qui conduit l'évaluation et, pour chaque version figée, son motif, sa date, son auteur, l'effectif retenu et le PDF avec son empreinte. Il ne nomme pas les salariés. Il répond à une obligation légale de l'employeur (articles L. 4121-3 et R. 4121-1 du Code du travail). Les versions figées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées par l'utilisateur. La loi impose à l'employeur de les garder quarante ans (article R. 4121-4) ; elles figurent dans l'export de l'entreprise, et Paul avertit avant la fermeture d'un espace qui en contient, car elles sont alors supprimées avec lui. Plans de prévention et document unique ne sont visibles que des personnes que votre entreprise habilite au suivi des accidents du travail et de la sécurité.

Formation, habilitations et pièce d'identité

Votre entreprise peut tenir dans Paul un plan de formation annuel, et suivre la date de fin de validité de vos formations, de vos habilitations et de votre pièce d'identité. Trois mois avant l'échéance, seules les personnes qui gèrent la formation, ou la direction pour la pièce d'identité, en sont prévenues par notification et par e-mail. Si elle l'active, votre attestation de formation indique le niveau de compétence correspondant à votre meilleur résultat.

Enquêtes de satisfaction et réclamations

Si votre entreprise interroge ses clients, Paul envoie l'enquête par e-mail à l'adresse qu'elle indique. La personne répond sur une page publique, accessible par un lien unique et sans compte, qui n'affiche que le nom de l'entreprise, son logo et le nom du site. Répondre est libre. Si l'entreprise l'a prévu, cette page propose ensuite un lien vers sa fiche d'avis Google. La personne choisit de le suivre ou non, et Paul ne transmet rien à Google. Une note basse ouvre une réclamation, suivie par les personnes chargées de la qualité. Les enquêtes et les réclamations sont conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées avec l'espace.

Environnement

Si votre entreprise tient son registre des déchets et le journal de ses prestations écologiques dans Paul, chaque saisie garde le nom de la personne qui l'a faite, et ses pièces (bordereaux, photos). Une personne qui saisit depuis le chantier ne voit que ses propres saisies. Le bilan environnement annuel remis au client, et téléchargeable dans son espace si l'entreprise l'autorise, ne nomme aucun salarié.

Atelier Paul

L'Atelier est l'espace où votre entreprise adresse ses demandes à l'équipe de Paul. Pour ce traitement, 1TENDANCE SERVICES est responsable de traitement, au titre du contrat d'abonnement. Les demandes, messages, pièces jointes et réponses aux questionnaires sont lus par l'équipe de Paul et, dans votre entreprise, par leur auteur, les personnes mises en copie et celles qui ont le droit de voir toutes les demandes. L'équipe de Paul voit qui a ouvert une demande après sa réponse. Le courriel qui vous prévient d'une réponse en reprend les premières lignes, sauf quand elles semblent contenir un lien, un code ou un autre secret. L'indication « en train d'écrire » n'est pas conservée. Ces données sont gardées tant que l'espace de l'entreprise existe et supprimées avec lui ; à la suppression d'un compte, le nom de son auteur y est remplacé par « Ancien salarié ».

Visites de site

Si votre entreprise active cette fonction, les visites sont réservées aux responsables désignés et ne sont jamais visibles des salariés. Une visite garde le site visité ou, avant un devis, le nom, l'adresse et les coordonnées du client ou du prospect, la date, le nom de la personne qui la fait et de la personne rencontrée, les points notés, les besoins relevés, jusqu'à trente photos et, si elle l'accepte, la signature tracée au doigt de la personne rencontrée. Les photos montrent des lieux de travail, elles se prennent sans cadrer les personnes. Le compte rendu n'est partagé que sur un geste de l'entreprise, dans l'espace du client ou par e-mail aux adresses qu'elle saisit. Une visite supprimée efface aussitôt ses photos et sa signature.

Une visite commencée peut être enregistrée sur le serveur pour être reprise d'un autre appareil. Ce brouillon n'est visible que de son auteur, ou de l'équipe des visites si l'entreprise le choisit, s'efface quand la visite est terminée, et au bout de trente jours sans modification. Un recueil des besoins enregistré peut être complété ensuite, chaque modification étant notée dans son historique. Un recueil chez un prospect jamais devenu client est supprimé trois ans après la visite.

Demandes des clients

Si votre entreprise ouvre un espace en ligne à ses clients, leurs contacts peuvent y déposer des demandes (type, objet, description, site, urgence) avec des photos, et échanger avec l'entreprise. Paul garde les messages et leur auteur, les photos, les étapes, la date de lecture de chacun et les suites données. Un contact ne voit que les demandes de son client, sur ses sites. Côté entreprise, les voient les personnes habilitées aux demandes clients, dans la limite de leur établissement, et celles qu'elle désigne pour être prévenues. Les notes internes ne sont jamais montrées au client. Une demande traitée sans réponse du client se clôt seule deux jours ouvrés plus tard. Les demandes sont supprimées, photos comprises, avec la fiche du client ou avec l'espace.

Courriers de prévenance

Pour les contrats à reconduction tacite de ses clients particuliers ou syndics, Paul prépare le courrier d'information prévu par la loi. La direction le relit et l'envoie à l'adresse qu'elle choisit. Paul garde le courrier, l'adresse d'envoi, la date et le nom de la personne qui l'envoie, et le dépose dans l'espace du client quand il en a un. Ces courriers sont supprimés avec le site ou l'espace.

Pilotage financier

Pour les intervenants extérieurs, Paul garde le tarif convenu par site. Pour les achats des chantiers, le libellé, le montant, le fournisseur ou sous-traitant, les pièces et le nom de la personne qui les saisit. Pour la liste des fournisseurs, le nom, le téléphone et l'adresse e-mail d'un contact. Pour les études de prix, le nom du client ou du prospect et de leur auteur. Ces informations sont réservées aux personnes habilitées au pilotage financier, puis supprimées avec le site ou l'espace.

Devis et signature en ligne

Si votre entreprise active cette fonction, un devis garde les coordonnées du client ou du prospect, les prestations chiffrées, leurs photos et son historique (envoi, ouverture, signature, refus). Le client signe sans compte, depuis un lien personnel. Paul conserve alors comme preuve son prénom et son nom, sa qualité s'il l'indique, l'image de sa signature, la date et l'heure, son adresse IP, son navigateur et l'empreinte du document signé, réunis dans un certificat ajouté au PDF signé. Le lien cesse de fonctionner à la fin de validité du devis, ou 90 jours après la signature ou le refus. Le devis signé est rangé dans les documents du site.

Devis d'abonnement à Paul

Quand 1TENDANCE SERVICES adresse un devis d'abonnement à une entreprise abonnée ou à un prospect, elle en est responsable de traitement. Le devis garde la raison sociale, le SIREN, l'adresse, le prénom, le nom, l'e-mail et le téléphone du dirigeant, le palier, le nombre de places, la durée et le prix, et son historique. Signé en ligne, il porte la même preuve que les autres devis ; signé sur papier, le scan déposé en tient lieu. Pour un prospect, la signature crée l'espace et invite le dirigeant à l'adresse indiquée. La demande de places supplémentaires faite depuis l'espace d'abonnement transmet à l'équipe de Paul le nombre de salariés demandé, le message éventuel et l'adresse e-mail de la personne qui la fait. La base légale est l'exécution de mesures précontractuelles et du contrat d'abonnement. Les coordonnées du contact d'un devis non signé sont effacées trois ans après le dernier échange.

Envois aux clients de l'entreprise

Quand votre entreprise envoie un devis, un compte rendu de visite ou un recueil des besoins par e-mail, Paul garde les adresses des destinataires et de la copie, le message éventuel, la date et le nom de la personne qui envoie, dans l'historique du document. Ces mails partent au nom de l'entreprise, et les réponses arrivent à l'adresse de contact qu'elle a indiquée. Cet historique est supprimé avec le document.

Recrutement et candidatures

Si votre entreprise publie des offres d'emploi dans Paul, elle est responsable de traitement des candidatures, et 1TENDANCE SERVICES son sous-traitant. Une personne qui postule, sans compte, transmet ses prénom, nom, e-mail, téléphone, sa commune si elle l'indique, ses disponibilités, son message, son CV et ses pièces, et le canal par lequel elle a connu l'offre. Aucune date de naissance, nationalité, adresse, photo d'identité, situation familiale ni numéro de sécurité sociale n'est demandé. S'y ajoutent les étapes de la candidature, l'historique des échanges et les notes internes des personnes chargées du recrutement, limitées à l'appréciation des aptitudes professionnelles. Une candidature peut aussi indiquer le salarié qui l'a recommandée. Seules ces personnes, et les évaluateurs désignés sur l'offre, voient la candidature, jamais les salariés de terrain.

La finalité est de recevoir, suivre et répondre aux candidatures. La base légale est l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat, et l'intérêt légitime de l'entreprise à recruter. Une candidature qui n'est plus en cours (non retenue, retirée, candidat embauché, ou offre pourvue ou close) est effacée automatiquement deux ans après le dernier échange, CV et pièces compris. Le candidat consulte, retire ou supprime sa candidature à tout moment par le lien « Gérer ma candidature » reçu dans l'e-mail de confirmation. Il peut aussi demander à l'entreprise l'export de ses données, notes internes comprises.

Synchronisation de l'agenda

Si vous l'activez dans « Synchroniser mon agenda », Paul crée une adresse personnelle et secrète, que vous ajoutez à l'agenda de votre choix (Google, Apple, Outlook ou autre). Celui-ci y lit vos vacations publiées, du mois écoulé aux six mois à venir, avec le site, son adresse, les horaires, la pause et la note de la vacation. Ces informations sont alors aussi conservées par le service d'agenda que vous avez choisi, selon ses propres conditions. L'adresse est chiffrée en base, cesse de fonctionner dès que votre accès est fermé, et vous pouvez la renouveler à tout moment, ce qui coupe l'ancienne. La fonction est facultative, et c'est votre choix qui la fonde.

Appareil partagé

Sur un téléphone ou une tablette utilisé par plusieurs personnes, les actions faites hors connexion et les brouillons de visite portent le compte qui les a créés. Seul ce compte les voit et les envoie. Ceux d'un autre compte restent sept jours au plus sur l'appareil, et le cache de l'application est vidé à chaque changement de compte.

Finalités et base légale

Fournir et sécuriser le service de planification et de gestion du temps de travail (exécution du contrat).
Produire les feuilles de présence et les variables de paie (obligation légale de l'employeur).
Confirmer la présence sur site au moment du pointage (intérêt légitime de l'employeur, limité au seul instant du pointage).
Prévenir les risques psychosociaux via l'humeur du jour (consentement, la réponse étant libre).
Suivre les formations suivies et produire les attestations correspondantes (exécution du contrat et obligations de l'employeur en matière de formation).
Protéger les salariés qui travaillent seuls (intérêt légitime au titre de l'obligation de sécurité ; sauvegarde des intérêts vitaux pour la position jointe à une alerte).
Entretenir le matériel de l'entreprise, en connaître le coût par chantier et garder la preuve du matériel confié (intérêt légitime de l'employeur).
Contrôler l'usage professionnel des véhicules par une alerte de kilométrage mensuel, si l'entreprise l'active (intérêt légitime de l'employeur, sous réserve d'en avoir informé les salariés).
Suivre les arrêts de travail et les accidents du travail et de trajet (obligations légales de l'employeur en matière de justification des absences, de déclaration des accidents et de sécurité, article L. 4121-1 du Code du travail).
Poser un questionnaire au pointage, si l'entreprise en définit un (intérêt légitime de l'employeur à vérifier les conditions de travail et la sécurité de ses équipes), et des questions tournantes pour former les équipes et prendre leur pouls (intérêt légitime de l'employeur, obligation de formation à la sécurité, article L. 4141-2 du Code du travail).
Recevoir les documents que les salariés transmettent pour leur dossier (obligations légales de l'employeur, dont la vérification du titre autorisant à travailler, article L. 5221-8 du Code du travail).
Garder la preuve des interventions réalisées et suivre les prestations annulées ou reportées (exécution des contrats passés avec les clients de l'entreprise, intérêt légitime).
Gérer les demandes de matériel, le stock et la remise des équipements de protection (obligation légale de l'employeur de les fournir, article R. 4323-95 du Code du travail).
Suivre le télétravail, les RTT, la banque de temps, le forfait de déplacement et le pointage automatique (exécution du contrat de travail et obligation de l'employeur de décompter le temps de travail).
Recueillir et traiter les signalements de danger, les actions de prévention et les alertes d'anomalie, et faire passer le contrôle des véhicules avant départ (obligation de sécurité de l'employeur, article L. 4121-1 du Code du travail).
Suivre les dotations d'équipements de protection et leur renouvellement (obligation légale de l'employeur, article R. 4323-95 du Code du travail).
Tenir le plan de formation, suivre les habilitations et indiquer un niveau de compétence (obligations de l'employeur en matière de formation et d'adaptation au poste, article L. 6321-1 du Code du travail, et intérêt légitime).
Suivre la date de validité de la pièce d'identité (intérêt légitime de l'employeur à tenir son dossier à jour).
Mesurer la satisfaction des clients de l'entreprise, traiter leurs réclamations et tenir le registre environnement (intérêt légitime de l'entreprise, la personne interrogée restant libre de ne pas répondre).
Montrer à l'auteur d'une publication et à la direction qui l'a vue, si l'entreprise l'active (intérêt légitime de l'employeur à s'assurer que ses informations internes sont parvenues aux équipes).
Publier les anniversaires et les fêtes des salariés sur le fil interne, si l'entreprise l'active (intérêt légitime de l'employeur à animer sa communication interne, chacun pouvant s'y opposer depuis son profil).
Traiter les demandes adressées à l'équipe de Paul dans l'Atelier (exécution du contrat d'abonnement).
Rédiger les comptes rendus de visite de site et relever les besoins des clients, photos et signature facultative comprises (intérêt légitime de l'entreprise à contrôler ses prestations et préparer ses devis).
Établir, envoyer et faire signer les devis, et garder la preuve de la signature (mesures précontractuelles, exécution du contrat conclu avec le client et intérêt légitime de conserver la preuve de l'accord).
Faire signer les documents du dossier du salarié, depuis son compte, sur place ou par lien, et lui en envoyer la copie (exécution du contrat de travail et intérêt légitime de conserver la preuve de la signature).
Établir et faire signer les plans de prévention (obligation légale, articles R. 4512-6 et suivants du Code du travail) et tenir le document unique d'évaluation des risques (obligation légale, articles L. 4121-3 et R. 4121-1 du Code du travail).
Afficher votre planning dans l'agenda de votre choix (votre choix, la fonction étant facultative).
Établir et faire signer les devis d'abonnement à Paul, et traiter les demandes de places supplémentaires (mesures précontractuelles et exécution du contrat d'abonnement, 1TENDANCE SERVICES étant responsable de traitement).
Envoyer devis, comptes rendus et recueils des besoins aux adresses saisies par l'entreprise et en garder la trace (intérêt légitime de l'entreprise).
Recevoir, suivre et répondre aux candidatures (mesures précontractuelles prises à la demande du candidat, et intérêt légitime de l'entreprise à recruter).
Gérer les cartes carburant remises aux salariés et tenir à jour le compteur des véhicules (intérêt légitime de l'employeur à gérer son parc et ses frais).
Transmettre au cabinet de paie les éléments du mois et en garder la trace (obligation légale de l'employeur d'établir la paie, intérêt légitime).
Suivre les retards, les départs, les heures supplémentaires, les nuits sur place et les arrêts pour intempéries (exécution du contrat de travail et obligation de décompter le temps de travail).
Animer les quarts d'heure sécurité et en garder l'émargement (obligation de formation à la sécurité, article L. 4141-2 du Code du travail).
Recevoir et traiter les signalements de contenus internes (intérêt légitime de l'employeur à garder une communication interne respectueuse).
Garder la preuve de l'acceptation des conditions générales (intérêt légitime de 1TENDANCE SERVICES et de l'entreprise).
Recevoir et suivre les demandes des clients de l'entreprise (exécution des contrats passés avec les clients).
Envoyer les courriers d'information sur la reconduction des contrats (obligation légale, article L. 215-1 du Code de la consommation).
Suivre les achats, les fournisseurs, les tarifs des sous-traitants et les études de prix (intérêt légitime de l'entreprise à piloter ses coûts).
Proposer la connexion par Face ID ou empreinte (votre choix, la fonction étant facultative et le mot de passe restant possible).
Proposer le profil DISC à qui souhaite le passer (consentement, le résultat restant personnel).
Établir qui a fait quoi sur les données de temps de travail, en cas de contestation (intérêt légitime de l'employeur, et protection du salarié).
Répondre à vos demandes de contact (intérêt légitime).
Respecter nos obligations légales (sociales, comptables).

Qui a accès à vos données

Vos données restent dans l'espace de votre entreprise. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires. Y ont accès votre direction et, dans la limite de leur périmètre, les personnes qui vous encadrent, ainsi que les personnes désignées pour recevoir les alertes de travailleur isolé, votre cabinet de paie, à qui votre entreprise peut envoyer feuilles de temps, variables de paie et pièces de votre dossier, et pour un intérimaire son agence d'intérim, à qui l'entreprise peut envoyer le récapitulatif mensuel de ses heures. Lorsque votre entreprise ouvre un portail à l'un de ses clients, celui-ci voit, pour son propre site uniquement, le nom, le prénom, la photo de profil et les heures de présence des intervenants ; si votre entreprise l'autorise, il peut aussi y télécharger le bilan environnement de ses sites, qui ne nomme aucun salarié, et y suivre ses demandes et ses courriers. Les personnes interrogées par une enquête de satisfaction ne voient que le nom de l'entreprise et du site. Les signalements de danger sont transmis aux personnes décrites plus haut, les alertes d'anomalie à tous les salariés actifs, et les rappels (pièce d'identité, habilitations, équipements à renouveler, contrôles de véhicules) aux seules personnes qui gèrent ces sujets. Les demandes déposées dans l'Atelier sont lues par l'équipe de Paul, au sein de 1TENDANCE SERVICES. Un lien de signature et la copie d'un document signé ne partent qu'à l'adresse indiquée par le responsable ou à celle de votre fiche. Un plan de prévention est signé par le représentant de l'entreprise utilisatrice, qui en reçoit le lien à l'adresse saisie. Si vous synchronisez votre agenda, le service d'agenda que vous choisissez lit vos vacations. Enfin, des prestataires techniques interviennent pour notre compte, sans usage propre des données : OVH pour l'hébergement, Brevo pour l'envoi des e-mails, IONOS pour la boîte de réception du support, Stripe pour le paiement de l'abonnement, qui seul reçoit les données de carte bancaire ; et, pour les notifications envoyées sur les téléphones, les services d'Apple (iPhone) et de Google (Android), par lesquels transite le court texte de chaque notification.

Hébergement et localisation

Vos données sont hébergées en France, chez OVHcloud (centre de données de Strasbourg). Elles sont sauvegardées chaque nuit, chiffrées, sur un second serveur OVHcloud en France et sur notre propre serveur de stockage, en France, avec une copie sur un disque externe tenu hors ligne ; une donnée supprimée peut y subsister jusqu'à trois mois. Seul le court texte des notifications envoyées sur les téléphones transite par les services d'Apple et de Google, qui peuvent le traiter hors de l'Union européenne dans le cadre des garanties prévues par le RGPD. Dans le navigateur et sur Android, ce texte est chiffré de bout en bout.

Durée de conservation

Les données sont conservées le temps de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées dans le respect des durées légales applicables. Les messages de contact sont conservés le temps nécessaire au traitement de votre demande.

Paul applique en outre des suppressions automatiques, qui ne touchent jamais les éléments servant à établir la paie, lesquels suivent les durées légales de l'employeur :

Journal des actions : 13 mois, connexions comprises.
Adresse IP dans les journaux techniques de l'éditeur : pour une durée limitée.
Humeur du jour : 2 ans, et suppression à votre départ ou sur simple demande.
Notifications déjà lues : 1 an.
Position exacte d'un pointage : 30 jours, la distance au site restant.
Échecs de connexion : 24 heures après le dernier échec.
Archives envoyées à la paie : 7 jours ; adresse IP de leurs téléchargements : 13 mois.
Brouillons de visite : 30 jours sans modification.
Prospects sans suite : 3 ans après le dernier contact, pour les recueils des besoins, et pour les coordonnées de contact d'un devis non signé, qui reste numéroté.
Registre unique du personnel : les mentions d'un salarié parti sont conservées cinq ans après son départ (article R. 1221-26 du Code du travail). Avec elles, la fiche d'un salarié qui a travaillé ne peut être supprimée qu'à l'issue de ce délai, y compris s'il demande lui-même la suppression de son compte : son accès est alors fermé, et ses données de travail sont gardées pour cette seule obligation (article 17.3.b du RGPD).

Les éléments qui servent à établir la paie ne sont jamais concernés par ces suppressions : ils suivent les durées légales de conservation applicables à l'employeur.

Enfin, selon les fonctions utilisées :

Justificatifs d'arrêt de travail et suivi des accidents : supprimés avec le compte du salarié.
Demandes de matériel et mouvements de stock : conservés avec l'historique du stock, sans plus être rattachés à votre nom une fois votre compte supprimé.
Clés de connexion par Face ID ou empreinte : supprimées quand vous les retirez, et avec le compte.
Compteur de RTT et banque de temps : supprimés avec le compte, la demande de placement signée restant avec les documents du salarié.
Messages internes : conservés jusqu'à la suppression de la conversation ou la fermeture de l'espace. Leurs pièces jointes sont gardées 30 jours par défaut, durée réglée par la direction entre 7 et 60 jours, puis effacées chaque nuit, le message restant.
Notes et rappels : une note est conservée jusqu'à ce que vous la supprimiez, un rappel fait est effacé six mois plus tard, pièces jointes comprises. Les uns et les autres sont supprimés avec votre compte et avec l'espace.
Atelier : supprimé avec l'espace de l'entreprise.
Visites de site : supprimées avec le site ou l'espace, photos et signatures comprises.
Devis : conservés pendant la relation commerciale avec leur historique et leurs envois, puis supprimés avec l'espace, photos, signature et PDF compris.
Documents signés : conservés avec la pièce à laquelle ils se rattachent, avec la preuve de chaque signature (mode, témoin, adresse du lien, date d'envoi de la copie). Un lien de signature se ferme dès la signature, et cesse de fonctionner au bout de sept jours s'il n'a pas servi.
Plans de prévention : supprimés avec le site ou l'espace, signatures et PDF scellé compris. Leur lien de signature cesse de fonctionner au bout de trente jours.
Document unique : conservé tant que l'espace existe, versions figées comprises, puis supprimé avec lui, après avertissement.
Photos « avant » des bons d'intervention : reprises sur le bon validé, ou effacées au bout de sept jours.
Adresse de synchronisation de l'agenda : valable tant que votre accès est ouvert, remplacée quand vous la renouvelez.
Devis d'abonnement à Paul : conservés par 1TENDANCE SERVICES avec leur historique et leur preuve de signature ou leur scan ; coordonnées du contact d'un devis non signé effacées trois ans après le dernier échange.
Candidatures : effacées automatiquement deux ans après le dernier échange quand elles ne sont plus en cours, ou dès que le candidat le demande.
Documents transmis depuis Demandes : refusés ou retirés, effacés aussitôt ; rangés, ils suivent la règle des documents du salarié.
Réponses aux questions tournantes : à la suppression d'un compte, elles ne lui sont plus rattachées, et l'historique des questions qui lui ont été posées est effacé.
Documents des véhicules : supprimés avec la fiche du matériel.
Retards et départs, demandes d'heures supplémentaires, nuits sur place, changements de vacation, fiches de remise d'équipements, carte carburant : supprimés avec le compte.
Demandes des clients : supprimées avec la fiche du client ou l'espace, photos comprises.
Consultation des Actualités : supprimée avec la publication.
Quarts d'heure sécurité, signalements de contenus, achats, fournisseurs et études de prix : conservés pendant la relation commerciale, puis supprimés avec l'espace.
Signalements de danger, actions de prévention, alertes d'anomalie, contrôles de véhicules, dotations d'équipements de protection, plan de formation, enquêtes de satisfaction, réclamations et registre environnement : conservés pendant la relation commerciale, puis supprimés avec l'espace, fichiers compris. À la suppression d'un compte, le nom de son auteur y est remplacé par « Ancien salarié ».

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe jamais conservés en clair, sous une empreinte Argon2, double authentification disponible, connexion possible par Face ID, Touch ID ou empreinte sans que l'image ni l'empreinte ne quittent l'appareil, accès restreint aux personnes habilitées et cloisonné par entreprise, sauvegardes chiffrées conservées sur un site distinct. Les éléments les plus sensibles, comme le numéro du titre de travail, le code des cartes carburant, les codes d'accès des sites et l'adresse de synchronisation de l'agenda, sont chiffrés en base. Les liens de signature ne sont jamais conservés, seule leur empreinte l'est. Après dix mots de passe erronés, l'adresse est bloquée un quart d'heure. Paul ne garde pour cela qu'une empreinte de l'adresse saisie, jamais l'adresse en clair, effacée vingt-quatre heures après le dernier échec.

Cookies

L'application utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l'authentification et au maintien de votre session. Aucun cookie de publicité ou de traçage n'est déposé.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Certains s'exercent directement dans l'application : chaque utilisateur peut supprimer son propre compte depuis « Paramètres, Mon compte », et l'administrateur de l'entreprise peut télécharger l'ensemble des données de l'entreprise, dans un format portable et lisible (archive ZIP), depuis « Paramètres, Entreprise ». La suppression du compte du dernier administrateur entraîne la fermeture définitive de l'espace et l'effacement des données associées. Pour les autres demandes, écrivez à support@paul-planning.fr. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).